[AI 업무 자동화 #2] 회의록도 AI가 대신 써준다! 실전 활용법

회의 후에 남는 건 피로감과 뒤죽박죽인 메모뿐이신가요?
회의록 정리는 꼭 필요하지만, 가장 번거로운 일 중 하나입니다.
이제는 AI가 대신 회의 내용을 정리하고 요약해줄 수 있습니다.

오늘은 ChatGPT와 음성 텍스트화(AI STT) 기술을 활용해 회의록을 자동화하는 실전 방법을 알려드립니다.
(※ 본 글은 2025년 3월 기준 GPT-4-turbo 모델과 주요 AI 도구 기준으로 작성되었습니다.)

---

🧠 회의록 자동화, 왜 필요한가요?

• 회의 시간이 끝나도 기록은 남겨야 한다
• 사람마다 정리 방식이 달라 오해가 생기기 쉽다
• 반복되는 회의 내용을 수동 정리하면 생산성이 떨어진다

이런 문제를 해결하기 위해 많은 팀들이 AI 회의록 정리 도구를 도입하고 있습니다.
특히 회의 음성을 텍스트로 바꿔주는 STT(Speech to Text) 기술과,
이를 요약해주는 ChatGPT 같은 LLM 기반 AI를 함께 쓰면 효율이 극대화됩니다.

---

🎙️ Step 1: 회의 내용을 텍스트로 바꾸기 (STT)

회의를 기록하기 위해 가장 먼저 할 일은 음성 → 텍스트 변환입니다.

✅ 추천 도구

도구명 주요 기능 언어 지원

Otter.ai	자동 녹음 + 실시간 회의 요약	영어 중심
Notta	다국어 지원 + 회의 요약 기능	한국어 포함
Google Meet 자동 자막	자막 저장 후 텍스트 활용 가능	한국어 지원
Whisper (OpenAI)	고품질 음성 인식 모델, 오픈소스	다국어 지원

📌 참고: Whisper는 OpenAI에서 제공하는 STT 모델입니다.
Whisper GitHub 공식 페이지

회의를 녹음한 뒤, 위 도구 중 하나를 통해 텍스트로 변환합니다.
한국어 회의의 경우 Notta 또는 Whisper 기반 앱이 상대적으로 정확도가 높습니다.

---

💬 Step 2: ChatGPT로 요약 및 정리하기

텍스트로 바뀐 회의 내용을 복사해서 ChatGPT에게 다음과 같이 요청해보세요.

🧾 기본 프롬프트 예시

다음은 오늘 회의 내용입니다.  
중요한 요점만 요약해줘. 항목별로 정리하고, 필요한 경우 액션 아이템도 포함해줘.

💡 출력 예시

📌 회의 요약

• 신규 캠페인 런칭 일정: 3월 30일
• 디자인 시안 피드백 반영 기한: 3월 27일까지
• 마케팅 채널: 유튜브·인스타 중심

🔧 액션 아이템

• [김대리] 디자인 시안 최종 제출 (3/25)
• [박과장] 채널 운영 전략 초안 작성 (3/24)

이처럼 요점 + 담당자 + 기한까지 깔끔하게 정리할 수 있습니다.

---

💡 고급 활용 팁: 프롬프트 엔지니어링

ChatGPT의 응답 품질은 프롬프트 구성에 따라 달라집니다.

🎯 고급 프롬프트 예시

넌 지금 회의 기록을 정리하는 비서야.  
다음 회의 내용을 요약하고, 중요 키워드 중심으로 정리해줘.  
필요 시 항목별로 표 형태로 작성하고, 담당자별 액션 플랜도 추가해줘.

✅ 프롬프트 작성법에 대한 자세한 정보는 OpenAI 공식 문서 참고
OpenAI Prompt Engineering Guide (영문)

---

⚠️ 주의할 점: AI는 완벽하지 않습니다

ChatGPT는 강력한 도구지만, 여전히 다음과 같은 한계가 존재합니다.

• 사실 확인이 필요: AI가 요약한 내용이 실제 발언과 어긋날 수 있음
• 모든 문맥을 이해하지 못함: 중간 생략된 정보나 암묵적 맥락을 놓칠 수 있음
• 보안/개인정보 이슈: 내부 회의 자료를 AI에 입력할 땐 반드시 검토 필요

🛡️ 중요 문서에는 검토자 확인 절차 필수!

---

✅ 마무리: 회의가 효율로 바뀌는 순간

회의록 정리는 더 이상 수작업만으로 할 필요 없습니다.
STT 도구 + ChatGPT 조합만으로도 충분히
빠르고 정확한 회의 요약과 액션 플랜을 만들 수 있습니다.

저도 실제 업무에 적용해 본 결과, 기존보다 최소 30분 이상은 절약할 수 있었습니다.
단, 결과물은 반드시 사람이 검토하는 과정을 거쳐야 더 신뢰도 높은 자료가 됩니다.

---

📚 참고 자료

• OpenAI Whisper 모델: https://github.com/openai/whisper
• ChatGPT 기능 소개 (2025년 3월 기준): https://platform.openai.com/docs
• Prompt Engineering Guide: https://platform.openai.com/docs/guides/prompt-engineering

👉 다음 글 예고:
[#3] 고객 응대 자동화: 챗GPT로 답변 템플릿 만들기